Openbaarmakingsparagraaf: informatiehuishouding en de Wet open overheid
Inleiding
Sinds de invoering van de Wet open overheid (hierna Woo) in mei 2022 is de openbaarheidsparagraaf verplicht in de jaarverantwoording. De Woo beoogt overheden transparanter te maken door overheidsinformatie beter vindbaar en digitaal toegankelijker te maken; met als fundament “de informatiehuishouding op orde”. Deze paragraaf geeft een verantwoording op hoofdlijnen over de resultaten op de thema’s informatiehuishouding (bestaand beleid), de actieve openbaarmaking (nieuw beleid) en de passieve openbaarmaking (bestaande dienstverlening).
Informatiehuishouding als randvoorwaarde voor openheid en transparantie
Een goede informatiehuishouding is en blijft een randvoorwaarde om informatie te kunnen vinden en ontsluiten. Er wordt een meerjarenplan opgezet om samen met de teams in het primaire proces de vindbaarheid en volledigheid van informatie op orde te krijgen: het informatiebeheerplan.
In het afgelopen jaar is met de implementatie van een nieuw zaaksysteem een basis gelegd voor een betere informatiehuishouding:
- Gebruikersadoptie van het zaaksysteem is sterk verbeterd;
- Registratie van documenten is eenvoudiger geworden;
- Informatie is eenvoudiger vindbaar;
- Bij medewerkers is bewustzijn over zaakgericht werken verhoogd, wat naar verwachting zal leiden tot een andere houding en gedrag en daardoor hogere kwaliteit van de geregistreerde informatie.
Actieve openbaarmaking en invoering Woo
Waar de verplichting tot openbaarmaken van informatie op verzoek al onder de Wob gold, heeft de Woo daarnaast als insteek om informatie (in specifieke gevallen verplicht) proactief openbaar te maken. Voor deze gefaseerde invoering is 5 jaar de tijd vanaf mei 2022. Het Rijk draagt ten behoeve van de implementatiekosten bij aan gemeenten.
Met actieve openbaarmaking wordt bedoeld het openbaar maken van de informatie van de elf verplichte informatiecategorieën in de Woo en wat meer nodig is om een transparante organisatie te zijn. Afhankelijk van de bestuurlijke wens en de ambitie kan meer informatie actief gepubliceerd worden.
Het afgelopen jaar hebben we ons georiënteerd op wat de actieve openbaarmaking vraagt en is hiervoor een project opgestart:
- Brede bewustwording door voorlichten en trainen;
- Identificeren van de te publiceren informatie binnen onze processen en het beleggen van verantwoordelijkheden om te publiceren;
- Processen, procedures en hulpmiddelen voor het publiceren van informatie;
- Technisch aansluiten op de verplichte landelijke infrastructuur voor publicatie.
Resultaten van dit project zijn er op dit moment nog niet.
Passieve openbaarmaking
Met passieve openbaarmaking bedoelen we het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een Woo-verzoek. Deze mogelijkheid is voor de burger niet gewijzigd door invoering van de Woo (de afdoeningstermijn is wel verkort). De maximale wettelijke afhandeltermijn van een Woo-verzoek bedraagt vier weken met een eenmalige mogelijke verlenging met twee weken.
Behandeling Woo- verzoeken.
In 2023 werden 23 verzoeken opgenomen in ons zaaksysteem. We zagen een toename in aantal, complexiteit en omvang van verzoeken. De tijdige afhandeling, volledigheid en tevredenheid van verzoeker is daarbij een aandachtspunt. Voor 20 zaken die in het jaar 2023 zijn afgehandeld was de afhandeling binnen de wettelijke termijn van vier weken. In twee gevallen werd de termijn in afstemming met verzoeker uitgesteld. In één zaak werd de termijn niet gehaald.
19 van de verzoeken betroffen informatie in het fysieke domein en belastingen; (milieu) vergunningen, parkeerbelasting, beleidsstukken vastgoed, WOZ/OZB e.d.
4 van de informatieverzoeken hadden betrekking op het sociaal domein en privacy; beleid Wmo, uitvraag app- en mailverkeer, Wet inburgering e.d.
In 2023 is bij collegebesluit de Woo-contactpersoon benoemd. Deze is aanspreekpunt bij Woo-verzoeken en coördinerend met inkomende Woo-verzoeken.